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事務所の管理

 国家資格を取得して独立開業するということは、有資格者として専門家の立場だけでなく、事務所を経営する経営者の立場にもなります。ここでは、事務所の経営のために必要な事務所の管理についてご説明します。

人の管理

事務職員の管理

 採用した職員に関する情報は、個人情報漏れがないように細心の注意を払いながら、厳重に管理しておく必要があります。特に、雇用契約書や履歴書、源泉徴収票、年金手帳の登録番号等は、雇用関係の証明や税務上、社会保険上必要となることがありますので、適切な管理が求められます。
 また、職員に対して適切な研修を行い、職務能力や責任感、コミュニケーション能力等を向上させることも大切です。加えて、職員は感情を持った人間ですので、一方的に管理するのみではなく、職員の職務上の不満や人間関係の悩みなどについて常に耳を傾ける姿勢を持つことが、トラブルを未然に防止して円滑に事務所を運営することにつながります。

顧客の管理

 顧客名簿を作成して、適切な役務を提供できるよう配慮することが大切です。書面による管理のほか、現在ではパソコンを用いた管理が主流となっています。どのような情報を記すかは業務内容によって異なりますが、最低限、氏名や会社名、連絡先、受任案件の内容等は分かるようにしておくべきと思います。

受任案件の管理

 受任案件の管理は、事件簿等で管理した上で、関連する資料等はファイルを用いて整理・保存することが大切です。特に、士業においては、事件簿を管理し、一定期間保存することが義務付けられていることがあります。

事務所の経理

 領収書などの証憑はきちんと整理して保管し、まめに記帳するように心がけるべきです。会計ソフトを用いれば、比較的簡単に管理することが可能となります。
 支払うべき債務については、支払期日をしっかり管理することが大切です。支払期日に遅れることで、遅延利息等が発生するだけでなく、信用を失うことにもなりません。また、請求すべきものは、請求漏れがないようにしっかり管理することが大切です。
 税務に関しては、国税庁の電話相談や税務署等での確定申告相談を利用するほか、多忙になり処理が複雑化した場合には、税理士に関与させることも考慮に入れるべきです。

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